Redazione Adempia
L'universo delle assemblee di condominio è piuttosto complicato. Diverse persone, con idee magari diametralmente opposte, si incontrano e si confrontano su temi svariati. Tutti legati però alla gestione e alla vita nel palazzo. In alcuni casi effettuare la registrazione dell'assemblea condominiale diventa quindi fondamentale per garantire la trasparenza di ciò che avviene durante l'incontro, ma anche per tutelarsi in caso di controversie.
Questa pratica però, quando viene effettuata, deve sottostare a diverse regole e soprattutto deve rispettare la normativa vigente in materia di privacy e trattamento dei dati personali. Un'incombenza molto importante che è di competenza dell'amministratore di condominio e sapere come muoversi in questo caso è fondamentale.
Si può registrare un’assemblea condominiale? Cosa dice la normativa
La prima domanda che ci si potrebbe porre riguarda la legalità o meno della registrazione di una assemblea di condominio. Questa pratica non è vietata dalla legge, tuttavia per essere effettivamente considerata legale e conforme alle esigenze di tutti deve sottostare a condizioni ben precise.
Il GDPR e il Codice Civile esigono infatti il rispetto di tre criteri fondamentali:
Dimostrare la finalità legittima della registrazione. Occorre infatti produrre documentazione del dibattito e rendere palese che la registrazione aveva un fine ben preciso ed è stata effettuata per perseguire uno scopo.
Registrare solo quanto pertinente. I saluti iniziali, per fare un esempio, piuttosto che chiacchiere personali non hanno alcuno scopo ai sensi della registrazione dell'assemblea e quindi devono essere esclusi.
I partecipanti devono essere informati e devono aver prestato il loro consenso. La trasparenza è infine il criterio più importante di tutti. I condomini che prendono parte ad una assemblea registrata devono saperlo e devono essere assolutamente consapevoli di cosa significhi. Su questo punto il Garante della Privacy ha insistito molto sottolineando come la registrazione non possa assolutamente essere effettuata di nascosto o con scopi diversi da quelli dichiarati.
GDPR e assemblea condominiale: quando serve il consenso dei partecipanti
Come abbiamo quindi già anticipato uno dei punti fondamentali per poter registrare un'assemblea di condominio è che i partecipanti siano informati. Tuttavia il consenso è fondamentale quando si parla di registrazioni video. Anche un solo condomino non si dichiara favorevole alla registrazione è bene non procedere per evitare proprio di violare il diritto alla privacy di ogni singolo condomino.
Su questo il Garante della Privacy è stato infatti molto chiaro, stabilendo che nel caso di una videoregistrazione dell'assemblea di condominio può essere effettuata solo con il consenso informato di tutti i partecipanti e la documentazione deve essere conservata al sicuro da accessi di terzi.
Come registrare l’assemblea condominiale nel rispetto della normativa
Ricapitolando quindi registrare una assemblea di condominio è possibile ed è possibile farlo rispettando il GDPR e la normativa sulla privacy. Le best practice da seguire sono:
Informare i condomini
Spiegare il perché si vuole procedere con la registrazione
Ottenere il consenso
Non conservare il file oltre il tempo necessario
Proteggere la registrazione
Proprio per proteggere i dati personali Adempia offre un servizio di gestione semplificata dei documenti permettendo all'amministratore di risparmiare tempo prezioso e rispettare la normativa privacy vigente.