Redazione Adempia
Quando si respira nell'aria l'arrivo del famigerato momento di fare l'assemblea di condominio c'è chi cerca subito qualcuno da delegare per evitarsi questo appuntamento. Tuttavia, da quando è stata sdoganata la possibilità di partecipare all'assemblea in videoconferenza le adesioni a queste riunioni sono aumentate. Un bene per molti amministratori, ma al contempo un aumento di responsabilità.
Ricorrere a strumenti telematici e digitali per svolgere una classica assemblea di condominio facilita la partecipazione di tanti, ma impone anche una particolare attenzione al trattamento dei dati personali dei vari condòmini. Chi ha il compito quindi di garantire il rispetto della normativa sulla privacy in questo contesto è, come sempre, l'amministratore di condominio.
Ma quali sono le regole d'oro da rispettare per un'assemblea online a prova di GDPR?
La regola principale per le assemblee condominiali online
Nel 2020, all'epoca della pandemia da Coronavirus, era stata sancita la legittimità della convocazione delle assemblee online con la Legge 126/2020. A patto che vi fosse il consenso dalla maggioranza dei condomini. Ma non solo.
Come abbiamo anticipato, questa evoluzione digitale consente di agevolare la partecipazione all’assemblea ma resta fondamentale per l’amministratore eseguire il trattamento dei dati personali dei singoli condòmini (email, numeri di cellulare, ecc.) nel pieno rispetto dei loro diritti come previsto dal GDPR 2016/679, garantendo la protezione dei dati personali.
Come garantire la privacy durante le assemblee online
Una volta che i dati personali dei singoli sono stati consensualmente forniti all'amministratore di condominio è fondamentale che quest'ultimo adotti misure tecniche e organizzative adeguate come l'invio della informativa sulla privacy in cui si specifica le finalità e la durata del mantenimento dei dati personali.
Inoltre è importante inviare un link privato ad ogni partecipante e, durante l'appello per il controllo delle presenze, l'amministratore non può e non deve comunicare altri dati all'infuori del nome.
È consentito registrare o videoregistrare l'assemblea condominiale?
Può succedere che sia necessario effettuare una registrazione dell'assemblea condominiale che, però, è lecita solo previa consenso della totalità dei partecipanti, è opportuno considerare che il verbale di assemblea resta il documento ufficiale che definisce le delibere concluse dalla compagine condominiale. La riservatezza dei contenuti del verbale come di una eventuale registrazione video deve essere garantita da parte di tutti i partecipanti all’assemblea stessa.
Assemblee condominiali online: sono ammessi gli estranei e i tecnici?
Secondo la normativa privacy dell'assemblea condominiale online è ammessa la partecipazione di soggetti esterni come tecnici, consulenti o legali, ma ovviamente anch'essi devono essere edotti in merito all'informativa privacy, l'assemblea deve accettare la loro presenza ed essi stessi devono impegnarsi alla riservatezza.
Per loro è fondamentale poi che non visualizzino i dati personali dei condomini né che abbiano la possibilità di accedere ad informazioni extra rispetto a quelle necessarie al loro intervento.
L'imprescindibile supporto di Adempia
Per gestire correttamente un condominio digitale e un’assemblea condominiale online abbiamo quindi capito che non basta una connessione internet! Sono necessarie competenze normative, attenzione alla tutela dei dati personali e strumenti adeguati.
Per questo Adempia è il partner ideale degli amministratori che possono finalmente contare su un sistema efficiente e conforme che riduce quasi a zero il rischio di errori e violazioni della normativa privacy.
La tecnologia, con il giusto supporto, può veramente facilitare il lavoro.