Redazione Adempia
Quando pensiamo all’ufficio di un amministratore di condominio ci immaginiamo una scrivania ricoperta di fascicoli e faldoni cartacei con, alle spalle, una libreria piena di altrettanti documenti. Una vera e propria invasione di carta che, fino a diversi anni fa, non era frutto solo della nostra fantasia, ma una realtà a tutti gli effetti.
Il problema è che una gestione documentale di questo tipo non è solamente complicata a livello pratico, ma anche costosa in termini di impatto sul Pianeta. La produzione di carta, di rifiuti, l'energia utilizzata per stampare voluminosi fascicoli… sono tutti elementi che concorrono nell’incentivare l’impatto negativo delle attività dell’uomo sull’ambiente.
Oggi, fortunatamente, il processo di conservazione e digitalizzazione dei documenti è diventato una sorta di imperativo assoluto per tutte quelle realtà che vogliono essere sostenibili e rimanere competitive. I benefici? Svariati: riducendo la carta, calano le emissioni di CO2, si spreca meno energia, si riducono gli scarti… Ci si muove quindi verso il futuro, non solo in termini di digitalizzazione, ma anche di sostenibilità.
L'offerta di Adempia Completa per un futuro green e rispettoso dell’ambiente
È in quest'ottica che trovare dei servizi che offrano soluzioni complete e totalmente digitali per la produzione, gestione, l’archiviazione e persino la firma dei documenti è fondamentale. Sia per far evolvere il lavoro rendendolo più semplice, sia per ridurre i costi associati alla gestione della carta, sia per muoverci nell’ottica di un futuro sempre più green e rispettoso dell'ambiente.
In questo senso Adempia Completa, è la soluzione perfetta perché offre servizi per la tutela della riservatezza delle identità personale e del diritto alla protezione dei propri dati. Vengono messi a disposizione tutti i documenti obbligatori come il GDPR Audit, l’analisi dei rischi, il registro dei trattamenti e quello delle violazioni… il tutto completamente digitalizzato, per una gestione semplificata di tutto ciò che richiede la normativa privacy in vigore.
Uno dei punti di forza inequivocabili di Adempia Completa è, ad esempio, la possibilità che viene data agli amministratori di condominio di produrre e firmare documenti in maniera completamente digitale. I vantaggi sono indubbi e molteplici: si elimina la carta, si riducono i tempi di attesa legati magari alle spedizioni postali, si gestiscono le pratiche amministrative più rapidamente, si possono persino correggere eventuali errori con estrema velocità.
Soprattutto la firma tramite OTP permette agli amministratori di condominio di ridurre notevolmente i tempi necessari, ad esempio, alla firma delle varie nomine da parte dei fornitori. Migliorando la qualità del lavoro e, ovviamente, riducendo anche il consumo di carta.
Ma non finisce qui. Altro elemento fondamentale nell’offerta di Adempia Completa nell’ottica sempre della riduzione dell’utilizzo della carta e di offrire soluzioni sempre più green e sostenibili da applicare in ambito lavorativo, è l’archiviazione digitale. Questo servizio permette di conservare documenti, nomine e fascicoli in formato digitale con il plus di poter accedere a qualsivoglia file in modo rapido dicendo addio allo spreco di carta e anche di spazio rubato da archivi fisici enormi.
Ma la sicurezza?
Chi controbatte che "spostare i documenti nel mondo digitale, abbandonando la forma cartacea e materiale, non sia sicuro", si sbaglia di grosso. Adempia Completa, specializzata proprio negli adempimenti privacy, comprende l'importanza della sicurezza dei dati, specialmente quando si tratta di informazioni sensibili. Per garantirne la riservatezza vengono quindi applicati rigorosi standard di sicurezza, in piena conformità con le leggi vigenti.
Come abbiamo già sottolineato questi servizi offerti da Adempia Completa permettono quindi di guardare al futuro in modo green. Il tutto partendo da un gesto che può essere considerato, solo all’apparenza, molto semplice, come la riduzione dell’uso della carta.
L'impatto ambientale di questa decisione è così estremamente positivo per il Pianeta, ma anche per chi lavora con questi documenti. Tramite la digitalizzazione e l’archiviazione digitale, la gestione delle pratiche risulta nettamente più efficiente.
Adempia Completa con il suo servizio di produzione, digitalizzazione, firma e archiviazione dei documenti rappresenta la soluzione ideale per tutti gli amministratori di condominio che hanno a cuore la sicurezza dei loro clienti, ma anche l’ambiente e il futuro del Pianeta.